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Réorganisation de la Fédération APAJH : une collaboration réussie avec Weliom

L’Association Pour Adultes et Jeunes Handicapés ou Fédération APAJH, reconnue d’utilité publique, accompagne tous les types de handicap à tous les âges de la vie pour assurer à chacun un égal accès aux droits.  Depuis 2022, la Fédération a amorcé une réorganisation pour s’adapter à un contexte en pleine évolution. Rencontre avec Jean-Christian Sovrano, Directeur Général de la Fédération, pour mettre en lumière les défis rencontrés, la méthode de co-construction mise en œuvre et l’engagement des professionnels tout au long du projet.

Quels défis rencontrés par votre Fédération ont impulsé ce projet ?

Jean-Christian Sovrano: « Notre mode de fonctionnement n’était plus adapté à la croissance de notre Fédération, aux évolutions sociétales, aux besoins des personnes accompagnées, aux enjeux professionnels… Il était nécessaire de revoir nos processus pour éviter les doublons et réduire le temps de prise de décision entre le siège, les directions territoriales et les établissements. L’objectif était de créer une chaîne de décision plus fluide et de mieux coordonner les actions entre les différents niveaux. La réorganisation devait être mise en œuvre rapidement, ce qui a motivé notre appel à Weliom. »

Pouvez-vous nous parler de la méthode de travail basée sur la co-construction avec notre équipe ?

J-C S. : « La réorganisation a été travaillée tout au long de la chaine de valeur intégrant les trois niveaux (établissements, territoires et siège). Nous avons travaillé en étroite collaboration avec Weliom pour coconstruire une méthode de travail concertée qui a impliqué plus de 100 collaborateurs, ce qui a permis d’assurer une adhésion et une participation active de tous les professionnels de terrain.

Weliom nous a accompagnés méthodologiquement et a formalisé l’ensemble des processus en œuvre. Le projet s’est déroulé sur près de huit mois, répartis en trois grandes phases : l’état des lieux, la définition de l’organisation cible et la mise en œuvre. Cette démarche a permis de rendre la réorganisation concrète et opérationnelle pour les équipes tout en correspondant parfaitement aux besoins et attendus de la Fédération. »

Quel a été le défi le plus important dans ce projet de réorganisation ?

J-C S. : « Le principal défi était de maintenir l’engagement et l’intérêt des participants tout au long du projet. Au total, 7 comités et 38 ateliers ont été menés pour assurer une participation active de l’ensemble des équipes. Il était crucial de rendre le projet concret en donnant de la visibilité sur les apports venus du terrain pour maintenir l’intérêt et la dynamique. Grâce à cette approche participative, nous avons pu avancer de manière cohérente et structurée.

Ce travail a permis de réaffirmer notre politique et influence également notre projet associatif en cours de réécriture et notre projet de gestion à construire. »

Comment évaluez-vous cette première grande étape de la réorganisation et quels sont les prochains défis à relever ?

J-C S. : « Cette première étape a été un succès, tout d’abord avec l’adhésion de l’ensemble des parties prenantes et ensuite par la formalisation de 21 processus et la création d’une feuille de route claire pour les années à venir.

Nous avons déjà observé des résultats concrets, comme l’autorisation de siège avec notre ARS Île-de-France qui va être renégociée à l’aune de Cap Orga, la création d’une direction pour le pilotage de la fonction patrimoniale et des achats, une évolution des effets de seuils pour les achats et une modification des périmètres de chaque niveau pour la gestion des ressources humaines. À moyen et long terme, cette réorganisation nous permettra d’améliorer notre dialogue avec les autorités publiques en nous positionnant en partenaire fiable en tant qu’organisation gestionnaire.

À ce jour, il reste encore beaucoup à faire pour continuer à adapter notre organisation aux contraintes de gestion d’une structure en pleine croissance. Grâce à la feuille de route établie, nous allons continuer à moderniser et à améliorer nos processus pour répondre aux besoins futurs, tout en gérant efficacement nos ressources et nos investissements. »

Avez-vous reçu des retours des parties prenantes internes concernant la nouvelle organisation gestionnaire ou la façon dont s’est déroulée la mission ?

J-C S. : « La participation active des professionnels témoigne de l’impact positif du travail réalisé avec Weliom. Un directeur d’établissement nous a fait un premier retour positif, saluant la communication autour du projet. Quant à la nouvelle organisation gestionnaire, une évaluation sera réalisée afin de suivre la démarche et d’ajuster le cas échéant les processus qui mériteraient de l’être. »

La collaboration avec Weliom a permis à la Fédération APAJH de franchir une première grande étape dans son projet de réorganisation. Avec une méthode de co-construction adaptée et en mobilisant des professionnels experts par sujet et représentatifs des trois niveaux, la Fédération a pu poser les bases d’une organisation plus efficace et mieux adaptée à ses besoins. Les défis à venir sont nombreux, mais cette première phase réussie est prometteuse pour l’avenir.

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