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Optimisation du Système d’Information en santé : Le cas de la Fondation Georges Coulon

La Fondation Georges Coulon, créée en 1948 et reconnue d’utilité publique en 1967, gère et anime six structures situées en Sarthe (Centre Médical, EHPAD, FAM et SSIAD) offrant des services médicaux et médico-sociaux. Depuis plus de 12 ans, la Fondation collabore avec Weliom pour la gestion de son Système d’Information (SI), un partenariat qui a permis de relever de nombreux défis et d’améliorer les opérations quotidiennes. Rencontre avec Franck BOUGEANT, Directeur des établissements de la Fondation, pour mettre en lumière les besoins de la Fondation et les projets réalisés au cours de ces nombreuses années de collaboration.

Pourquoi la Fondation Georges Coulon a-t-elle décidé d’externaliser la gestion de son Système d’Information (SI) ?

Franck Bougeant : « Le principe dans notre projet institutionnel était de nous concentrer sur notre cœur de métier. Il nous semblait compliqué de tout faire et de tout faire bien, surtout avec une équipe managériale restreinte. Avec le passage aux logiciels de soins et la complexification des sujets et des enjeux, nous avons naturellement opté pour l’externalisation de la gestion du SI et de la DSI indirectement. Cela nous permet de bénéficier de compétences spécifiques quand le besoin se fait sentir.

La Fondation valorise fortement la fidélité et les relations humaines. Nous cherchons des partenaires de confiance, pas seulement des compétences techniques. La relation initiale avec Philippe Perrault, qui avait déjà travaillé pour la Fondation, m’a tout naturellement conduit à me tourner vers lui pour externaliser la gestion du SI. Après son départ, Amélie Bourcier a pris le relais. Grâce à ses compétences sur le DPI, elle est devenue notre “super utilisatrice”. Elle a su créer des liens solides avec nos équipes et s’est imposée comme une partenaire pertinente et réactive. »

Comment la collaboration avec Weliom a-t-elle évolué au cours des 12 dernières années et quel impact cela a-t-il eu ?

F.B. : « Notre collaboration a naturellement évolué avec le temps et les divers projets qui se présentaient à nous (RGPD, soutien au DPO, audit sécurité…). Nous avons sollicité Weliom pour différentes missions, y compris des volets administratifs que je gérais auparavant. Par exemple, sur la gestion du temps de travail (GTA), ils ont apporté une perception et un soutien précieux. Aujourd’hui, je me concentre seulement sur la stratégie et je délègue ensuite le déploiement des projets à Amélie.

La mise en place des logiciels et des processus a considérablement fluidifié nos opérations courantes et sécurisé nos systèmes. L’expertise et l’accompagnement de Weliom ont été des éléments clés dans la réussite de ces déploiements, permettant à nos équipes de travailler de manière plus efficace et sereine. »

Durant cette longue collaboration, est-ce que Weliom a su répondre aux éventuelles difficultés rencontrées ?

F.B. : « Oui, ils ont toujours su répondre aux difficultés. Même si certains projets n’ont pas abouti, Weliom nous a toujours soutenu. Ils apportent une compréhension informatique précieuse et savent traduire les besoins entre les fournisseurs et nos métiers. De plus, ils savent recadrer et faire avancer les sujets quand cela est nécessaire, assurant ainsi une progression constante et efficace des projets. »

Depuis quelques années, Amélie travaille à vos côtés. Quelles initiatives a-t-elle apportées pour encourager l’innovation ?

F.B. : « Amélie est force de proposition lorsque nous exprimons un besoin ou un problème. Par exemple, elle a réussi à introduire auprès des médecins le projet de la reconnaissance vocale. Ses compétences en gestion de projets permettent de les rendre fluides et compréhensibles. De plus, elle sait défendre nos intérêts, quand ils sont légitimes, auprès des fournisseurs. »

Aujourd’hui, comment envisagez-vous l’avenir de la gestion des SI à la Fondation ?

F.B. : « Aujourd’hui, nous avons instauré un système qui tient et fonctionne. Nous souhaitons le maintenir tout en nous adaptant aux nouveaux enjeux de sécurité et d’innovation.

Les enjeux de sécurité sont fondamentaux, que ce soit au niveau de la cybersécurité ou en termes d’identification dans nos locaux. Nous souhaitons également explorer la proposition d’Amélie sur les technologies de reconnaissance vocale, afin de faciliter le travail des secrétaires médicales et de donner de nouveaux moyens aux médecins. Et enfin, si on extrapole, nous avons des enjeux concernant les équipements de surveillance à domicile, notamment avec l’obligation de surveillance 24/24 de notre CRT. »

La collaboration avec Weliom a permis à la Fondation Georges Coulon de franchir des étapes significatives dans l’optimisation de son Système d’Information. La Fondation a pu relever de nombreux défis et améliorer ses opérations quotidiennes. Les projets à venir sont nombreux, mais cette collaboration fructueuse au cours des 12 dernières années est prometteuse pour l’avenir.

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